Análise dos balancetes em condomínios

Razões para a análise:

• Este é o principal instrumento de prestação de contas do síndico;
• Se existem irregularidades cometidas;
• Como está a situação financeira do condomínio;
• Se está conforme as Normas, Convenção, Regimento Interno e as Leis;
• Responsabilidade de todos estão sendo cumpridas;
• Prejuízos causados estão sendo ressarcidos;
• Situação dos funcionários;
• Fundamentam o parecer dos conselheiros e a aprovação das contas do síndico.

O que verificar?

• Saldo do banco da conta corrente, das aplicações e do fundo de reserva: no começo (e tem que ser igual ao fim do mês anterior) e fim de mês da contabilidade x extratos. Proporção do saldo com contas a pagar;
• Se tem extrato e documentos (nota fiscal, boleto, demonstrativo e comprovante de pagamento para os débitos) de todos os créditos e débitos lançados no extrato do Banco;
• Se houve retenções previstas em lei como INSS, PIS, ISS, IRRF, e se foram recolhidas;
• Se datas dos documentos batem com o início e fim dos períodos;
• Pagamentos atrasados, caso tenha multa, se esta foi ressarcida por quem é devido, se houve duplicidade de pagamentos e recebimentos e se os mesmos foram regularizados;
• Pagamentos e recebimentos não identificados (se foi feito o possível para identificar), pois podem gerar problemas futuros;
• Gastos em termos quantitativos ou de valores compatíveis, e razoáveis com o mercado;
• Recibos completos, não rasurados, verificar a descrição do gasto e a execução deste serviço, com retenções necessárias;
• Comparação de balancetes verificando aumentos excepcionais ou falta no mês de despesas e receitas;
• Atrasos nas entregas, ou desorganização de balancetes, pois pode camuflar fraudes e irregularidades;
• Encargos ou despesas lançados em conjunto, dificultando a identificação;
• Valores grandes ou com pagamentos regulares tem que ser verificados;
• Pagamento e compatibilidade de todas as despesas fixas, como: salários, impostos, água, energia, gás, manutenções contratadas (jardim, elevador, bombas, piscinas, gerador, terceirizadas, verificar os contratos) despesas não justificadas;
• Documento de pagamento e não somente de agendamento (pois este pode ser cancelado);
• Verificar o holerite se está completo e tem todas os descontos;
• Falta de folhas (ou rasuradas ou ainda ilegíveis) no caderno de balancete;
• Falta de extrato ou rasurado;
• CNDs:  Receita Federal, Estado, Municipal, FGTS;
• Despesas realizadas x previsão orçamentária;
• Fundo de reserva, se foram realizados os depósitos de acordo com o recolhido e se as utilizações (despesas extraordinárias) foram lançadas e aprovadas em assembleia e pelo conselho;
• Ou gastos com obras dentro do limite do aprovado, ou do uso livre da convenção para o síndico;
• Se obrigações em dia com bombeiros: AVCB, sinalizações de segurança e alarme, extintores e teste de mangueiras;
• Prazo dos serviços necessários: limpezas caixa d’água e caixa de gordura, bombas, elevadores, assistência piscina, assistência academia, extintores, jardins etc.;
• Vigência dos seguros com valores e cláusulas compatíveis;
• Assinaturas no balancete, holerites e recibos;
• Valores em caixa elevados ou negativos, acima do permitido pela Convenção;
• Informes dos inadimplentes e situação destes;
• Emissão e recebimentos de multas comportamentais;

O que exigir?

• Previsão Orçamentária X realizadas no mês, para fazer o acompanhamento orçamentário; 
• Solicitar inclusão do resumo anual de despesas na pasta, para conferir possíveis oscilações nos contratos mensais e contas de consumo, mês a mês; 
• Solicitar inclusão de gráficos comparativos de despesas e receitas; 
• Verificar o Plano de Contas para avaliar a classificação das despesas, conferindo se a administradora lançou as despesas nas contas contábeis corretas; 
• Solicitar a inclusão periódicas das principais CNDs (Certidões Negativas de Débitos) do condomínio na pasta de prestação de contas, para aferir que não haja nenhuma dívida pendente para o condomínio;
• Se a documentação trabalhista está regularizada. 
• Verificar os comentários (se houver) da contabilidade e do síndico;
• Peça a inclusão dos três orçamentos para despesas extras de grande volume que tenham ocorrido no mês.

Pequenas irregularidades todos cometem, mas se aumentar, então é crime.